Melakukan Monitoring
Setelah membuat perencanaan yang diurai mulai dari visi sampai rencana kerja (workplan) tahunan, selanjutnya adalah melaksanakan semua kegiatan yang ada di dalam work plan tahunan (1 tahun) tersebut.
Agar pelaksanaan kegiatan-kegiatan dalam workplan bisa berjalan dengan baik dan tidak ada yang tertinggal, maka harus dilakukan monitoring (pemantauan) secara berkala. Misalnya, 2 (dua) atau 3 (tiga) bulan sekali. Kalau 2 (dua) bulan sekali, berarti monitoring dilakukan 5-6 kali setahun. Kalau 3 (tiga) bulan, 4 kali setahun.
Apa yang dilakukan dalam monitoring? Yang dilakukan dalam monitoring adalah menjawab pertanyaan: apakah kegiatan-kegiatan yang direncanakan dan tersusun dalam workplan sudah dilaksanakan atau belum? Kalau sudah dilaksanakan berarti sudah sesuai dengan rencana. Kalau belum dilaksanakan, kapan akan dilaksanakan. Harus dibuat jadwal ulang (reschedule) bagi kegiatan-kegiatan yang belum dilaksanakan.
Apakah dalam monitoring cukup mengetahui sudah dan belum dilaksanakannya kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan? Ya. Karena monitoring hanya memastikan kegiatan sudah dilakukan atau belum sesuai rencana dalam workplan. Begitu saja.
Selanjutnya Evaluasi
Di akhir periode workplan (akhir tahun) dilaksanakan evaluasi. Jika dalam monitoring hanya memastikan kegiatan sudah atau belum dilaksanakan, maka dalam evaluasi pertanyaan-pertanyaan yang ajukan adalah:
1. Apakah output sudah dicapai melalui pelaksanaan kegiatan-kegiatan?
2. Bagaimana proses pelaksanaan kegiatan? Apa temuan-temuan dalam pelaksanaan kegiatan?
3. Apa kesimpulan yang bisa dibuat?
4. Pelajaran apa yang bisa diambil?
Dari pertanyaan-pertanyaan ini bisa disusun “Laporan Evaluasi Tahunan Program”, yang bisa dijadikan bahan untuk menyusun workplan tahun berikutnya, sampai tiga tahun atau lima tahun.
Monitoring dan evaluasi ini adalah untuk rencana kerja (workplan) tahunan. Sedangkan untuk program tiga tahunan atau lima tahunan, maka evaluasi tahunan bisa menjadi monitoring untuk program tiga atau lima tahunan. Sedangkan evaluasi program tiga atau lima tahunan, dilaksanakan di akhir program tiga atau lima tahunan.
Dalam evaluasi program tiga atau lima tahunan, yang ditanyakan (dilihat) adalah apakah pelaksanaan kegiatan-kegiatan mengarah pada pencapaian indikator dan tujuan strategis tiga atau lima tahun? (ma)
